Selon la loi de Pareto, un dirigeant n’affecte que 20% de son temps à 80% de son » vrai » job : piloter l’entreprise et la projeter dans l’avenir, le reste étant bien malgré lui dédié à des tâches purement opérationnelles et à de la gestion locale et quotidienne. Un vrai manque à gagner en terme d’efficacité…
Las de ce principe, vous avez embauché un adjoint pour lui déléguer les 80% de tâches peu stratégiques qui plombent vos journées, et vous décharger. A lui le stress des pannes d’ordinateur, de copieur, de réseau, les changements de planning, les fournisseurs absents, la fuite d’eau, les mécontents…Il a carte blanche en échange d’un point hebdomadaire avec vous et de petits contrôles impromptus …
Seulement voilà : six mois qu’il est là, à arriver tôt, rester tard, à peine visible tant son bureau croule sous les dossiers… et vous ne disposez toujours pas du temps de recul et de réflexion dont vous rêviez. Quelle que soit l’affaire, elle atterrit chez vous : il faut revoir le contrat de maintenance, arbitrer les dates de congés, gérer un conflit ; lire ses tableaux très complets (Deux feuilles A3 scotchées entre elles, 25 colonnes, 15 couleurs) pour choisir entre les fournisseurs de ramettes A et B, décider si on reporte ou non la réunion vu l’absence de Machin…Le type loyal et rigoureux que vous avez cru recruter s’est transformé en passeur de singe, et c’est probablement parce que vous avez un dos XXL.
En 1974, William Ockens («Monkey management») s’inspirait de l’enlacement affectueux et encombrant du chimpanzé, passant d’une épaule à une autre plus accueillante, pour illustrer les balades de certains dossiers en entreprise. L’animal s’y nomme « projet », « problème », « urgence ». Si vous en hébergez trop le sentiment d’incompétence vous guette (pas facile de réfléchir avec une ménagerie bruyante près des neurones), voire le burnout (quand c’est trop lourd ça fait tomber).
L’art de savoir dire non et de ne pas récupérer le singe des autres est donc vital. Votre collaborateur s’apprête à vous refiler le sien quand il :
– Souligne la finesse de votre compréhension d’un dossier dont il est chargé (« J’aimerais quand même avoir ton avis»)
– Vous «confie» ses problèmes personnels l’empêchant de mener à bien sa mission (Êtes-vous un sauveur ou une victime dans le triangle de Karpman ? )
– Vous interpelle en dehors du cadre habituel de vos fonctions, lorsque vous êtes pressé ou au contraire, que vous partagez un moment convivial avec votre équipe (« Il y a quelque chose qui coince dans le dossier Bidule »).
Répondre mécaniquement » Je m’en occupe » équivaut à trois kilos de cacahuètes, un vrai aimant à chimpanzés. Libéré d’un poids, votre collègue n’a plus qu’à prendre des nouvelles de l’animal, endossant au passage votre rôle de directeur : « Tu as réfléchi à ce que je dois faire ? ».
Pour éviter ce piège, vous pouvez vous auto-programmer pour remplacer un automatisme par un autre. Entraînez-vous à associer à « Je m’en occupe » l’image mentale d’une alarme qui déclenche la suite de la phrase : « Ou plutôt non, si tu ne peux régler cette affaire, prenons rendez-vous pour en parler ». Vous vous donnez ainsi les moyens d’ explorer tous les aspects du sujet avec lui, en utilisant par exemple le QQOQCCP :
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